Dans un contexte de dématérialisation des ressources humaines pour garantir une meilleure gestion des équipes, les contrats de travail bénéficient désormais de la signature électronique des parties concernées. Pour faire force de droit tout en convenant à l’évolution du marché du travail, cette approche doit respecter plusieurs étapes.
Comprendre la notion de signature électronique
En tant que dispositif légal, la signature virtuelle atteste de l’authenticité de son auteur et assure la validité du document sur lequel elle est apposée. Sa force juridique est reconnue par le règlement eIDAS du 1er juillet 2016 dans l’Union européenne régissant les différents types de signatures et leurs usages.
La signature électronique est une série de caractères utilisée pour le cryptage d’un document signé. Elle implique une attestation électronique garantissant l’identité du signataire. Elle se base sur une clé privée ainsi que sur les données personnelles du signataire et est conservée sur un support virtuel ou physique selon la convenance du signataire.
Pour qu’une signature virtuelle soit valable, elle doit respecter un certain nombre de conditions :
- la possibilité pour le contractant d’activer seul la signature,
- le caractère non modifiable du paraphe une fois que le document est signé,
- l’existence d’un lien direct et unique entre la signature et son signataire,
- la possibilité de reconnaître le signataire sur le document.
Pour adapter la signature électronique aux différents besoins des signataires, la législation prévoit trois niveaux d’émargements. Ainsi, la signature simple, la signature électronique avancée ou la signature électronique qualifiée sont utilisées selon le degré de risque et de confidentialité que requiert un contrat.
Suivre convenablement le processus de signature
Pour la conclusion d’un contrat de travail, la signature de l’employeur et celle du travailleur sont nécessaires. À ce titre, plusieurs logiciels favorisent la dématérialisation de ces documents afin de faciliter leur signature. Vous pouvez numériser le contrat à signer s’il est déjà en format physique. À défaut, vous avez la possibilité de le créer virtuellement, de le signer puis de l’archiver en vous servant de plateformes en ligne telles que PeopleDoc, DocaPost ou DocuSign.
Une fois que le contrat est édité, la signature électronique peut se faire à travers un logiciel conçu à cet effet. D’autres applications sont optimisées pour les ressources humaines et étendent leurs fonctionnalités à l’ensemble du processus de recrutement. À travers leurs utilisations, vous avez rapidement accès aux données de votre futur employé et le document à signer est rapidement édité une fois que vous lui notifiez son embauche.
Introduire un outil pour la signature électronique des contrats
Afin d’améliorer le processus de recrutement au sein de votre entreprise, vous pouvez mettre en place un système interne de dématérialisation et de signature électronique pour les contrats de travail. Il vous faudra néanmoins tenir compte du budget, du temps nécessaire à cette opération et du niveau de certification à mettre en place. Vous devez également définir le type de signataire, le modèle de contrat à faire émarger, le mode de signature et la génération du fichier finalisé. Du reste, l’horodatage ainsi que l’archivage légal interviennent pour garantir une signature sans failles.
Vous avez désormais un aperçu des techniques de signature électronique à utiliser pour un contrat de travail. Prenez le temps de choisir la meilleure approche afin d’éviter les erreurs.